一個知識係統可以被描述為一套相關的數據文件，這些文件會通過組合傳遞重要信息或為組織提供知識基礎。在這裏，數據、信息和知識這三個術語的定義如下：
數據：需進一步解釋的一組數字或表達。
信息：允許解釋並向接收者傳達有意義的內容。
知識：一組深刻的見解、經驗和能力，以使組織能夠實現它的目標。
知識管理係統可被視作一個按邏輯組織的知識庫，供組織內部共同使用。通常，該係統建立在一組文件的基礎上，這組文件中的特定內容能夠組合起來滿足相關的知識需求。該知識庫結構的定義和為簡便檢索而進行的編寫是很重要的。
示例：
文件1：人事數據，包括特定知識、語言能力、參與客戶團隊情況，等等。
文件2：每個谘詢人員的可用性（直到某時該谘詢人員實際可用情況）。
文件3：案例文件，包括提案、項目陳述、特定摘要和最終文件（分配給每個項目一個細分市場和服務類型編碼——見知識流程）。
文件4：客戶文件（所有近期客戶的相關數據）。
文件5：工具文件（所有經過編寫的工具、產品、知識條目如白皮書、會議陳述、媒體文章等）。
圖11-1是一個包括5個文件的知識管理係統示例。如果可以，兩個文件可以從公司的企業資源係統獲得。作為一個例子，下麵的信息可以立刻從這些文件的組合中檢索到。
圖11-1 圖解知識管理係統
問題1：在2周內，哪個谘詢人員能夠參與一個汽車公司的戰略項目？
人事文件（戰略/之前參與過汽車行業的項目）+可得性文件
問題2：我們有針對零售行業的組織項目提案嗎？如果有，客戶是誰？
案例文檔文件（提案/零售行業）+客戶文件
問題3：在最近的3年內，誰參與了電信行業的供應鏈管理項目？