設置一個知識流程是一個項目，它本身及其內部需要委托項目經理進行管理。由於谘詢人員忙於他們正在做的項目或在準備下一個項目，與知識管理過程有關的所有活動往往會變得次要。尤其是設置和信息收集的最初幾個月，在係統的優點和創造一個係統之間進行權衡似乎不太明朗。這就是該係統的秘密，即它在文件的係統創造和填製之後，將展現它完全的以及無可爭辯的優勢。有些特征明顯而直接，比如谘詢人員的可得性或項目空缺額；其他的特征會因他們的性質而得以發展，比如每個細分市場現有提案的評估，僅僅因為收集過程需要花費時間，並要求遵守一定的規則。
該過程將遵循以下邏輯步驟：
步驟1：定義知識和結構（我們需要知道什麽？）
組織在完成維度1的任務之後，定義了全部具有戰略價值的信息。在谘詢公司的情況下，這些信息會是客戶、項目、參考、產品、技能、趨勢、市場數據、可用性等細節。考慮到現有知識會影響“製造還是購買”的決策，即該組織必須獲取重要的知識還是應該實現有機發展。應該認真地考慮，誰應該接觸什麽信息和數據，而不過多限製知識圈和危害知識文化。
將信息輸入知識管理係統，要求定義一個指標和一套有邏輯的術語，在這套術語下，實際的數據得以儲存。這個流程開始於對細分市場的定義，如汽車製造、化工、零售等，接著是對如戰略、組織、運營或IT谘詢這些服務的描述。公司提供的服務決定了這些指標需要具體到什麽程度。
示例：
這些術語會被指定到存檔的任何一個文件中，並通過相同的術語可以檢索到。由於存在不同的文檔，這些匹配編碼可以幫助你回答如下針對該係統的問題：
“我們是否有一個針對汽車行業精益製造項目的提案？”