本階段的任務就是將學校所處的內外部環境狀況進行係統的掃描與分析，力圖客觀、真實呈現學校目前的現狀，使校長等學校管理者充分了解學校麵臨的問題與困境、機遇與挑戰，以期為更好地規劃學校的發展做好信息、資源等方麵的準備。
（一）外部環境掃描
學校的外部環境即學校組織存在的外部背景，它以嵌套形式包圍著學校組織。嵌套的外層稱為社會環境（society environment），社會環境包括國家、省、市、區（縣）層次的經濟形勢、社會文化因素、技術因素和政法因素等。在對社會環境的分類上，美國學者Moehlman曾提出過一個更加細致的劃分方法，這個方法包括14個項目，具體包括以下幾方麵。
（1）人口的數量、質量、年齡結構和民族成分。
（2）社區與自然麵貌，以及人們的空間觀念。
（3）曆史發展、文化評價和人們的實踐觀念。
（4）語言符號和信息交流係統。
（5）藝術與美學發展。
（6）人們的哲學觀與價值取向。
（7）宗教信仰。
（8）社會結構，包括階層、家庭結構、性別角色和社會規則。
（9）政府組織的組成、結構與運行。
（10）經濟發展狀況。
（11）運用技術手段對自然、人力資源的開發利用狀況。
（12）科學發展與知識積累。
（13）保障人類身心健康的醫療條件。
（14）社會的社會化進程。
除一些直接作用於學校社會因素外，不直接作用於學校的社會因素通常通過嵌入學校的任務環境而影響學校的管理與發展。任務環境（task environment）是可以直接影響學校運作的外部因素的總和，如地方政府的教育管理部門、地方行政管理機構、學校資金來源、學區、處於相互競爭的學校、本校的學生、學生家長、派出所、衛生局、地區法院、教育學會，以及其他各種社會組織、群體等。