教育信息管理是一個係統工程，從教育信息管理的主體來看，需要履行以下主要職能：收集與溝通、分析與解釋、預測與引導、研究與開發、公開與保密。
一、收集與溝通
（一）信息收集
收集信息是教育行政部門最基本的信息管理工作。我國的教育行政部門，從教育部到省（自治區、直轄市）教育廳，再到地（市）教育局，再到縣（區）教育局，每年都要對自己所管轄範圍內的基本教育信息進行收集與統計。收集信息的目的主要是為了了解教育發展的基本情況，對教育係統的運行進行監控，並為教育行政部門領導進行決策與規劃提供信息基礎。從我國目前的情況來看，教育行政部門在收集信息時，需要關注以下幾個問題：
1.信息服務的對象需要進一步拓寬
目前，教育行政部門收集信息，主要是為教育行政部門的領導服務的。上級需要什麽信息，就收集什麽信息，很少考慮其他用戶的信息需求。收集信息的主要目的也是為了教育決策、規劃、管理與監控。但實際上，不同用戶有不同的信息需求。例如，家長想了解所在區縣各校的辦學情況，包括師資力量、辦學條件、教育質量、招生計劃、升學率、收費情況等，從而為孩子選擇一所合適的學校。而教師可能對職位空缺、職稱評定、工資待遇、教師培訓等信息感興趣，從而更好地規劃自己的職業生涯和更好地完成教學任務。校長則需要了解教育改革的動向，以便更好地執行教育政策。教育研究人員由於各自的研究重點與興趣不同，他們所需要的教育信息涉及方方麵麵，比如流動人口子女問題、貧困地區的子女教育問題等。還有社會用人單位，他們也需要了解當前的畢業生情況，以便更好地製訂自己的用人計劃。這些信息很大部分都需要由教育行政部門和學校來提供。因此，教育行政部門在收集信息時，應該考慮公眾的教育信息需求，而不是把上級作為唯一的信息服務對象。