說明文最簡單的形式，就是單語的定義；複雜的說明文，無非是單語的定義的集合和它們的引申。先就單語的定義來討論。
例如，“人是有理性的動物”是規定“人”的意義的，就是用“有理性的動物”六個字合起來說明“人”的概念。在這六個字中，又可分成兩部分：一、“動物”；二、“有理性的”。“動物”是“人”所屬的類；“有理性的”是“人”在所屬的類中所具的特色，就是“人”和所屬的類中的其他的東西相差的地方，論理學上(3)叫作種差。所以最簡單的說明文的形式是：
類＋種差
但說明文隻是這樣簡單，通常不能使人明了，非更詳盡不可。因為說明文所說明的既不一定簡單，而又是對於未知某事物、某事理的人才有作的必要，所以作法上必須的條件便須加多，共有六個，分說如下：
（一）所屬的種類 為了使所說明的事物和其他關係較遠的事物分離，所以須述它所屬的種類；如要使“人”和植物、礦物等分離，就先說他是動物。又以“書籍”和“書信”為例：
（甲）書籍是印刷物。
（乙）書信通常是手寫的。
（二）所具的特色 將所屬的種類雖已敘述而能使它和其他關係較遠的事物分離，但還要使它和關係較近的同屬於一類的分離，所以必須述它的特色；如要使“人”和一切別的動物分離，必須敘述他的特點——“有理性的”。
（甲）書籍是預備永久保存，給多數人看的。
（乙）書信是處理一時的事情，代談話用的。
（三）所含的種類 因要內容明了，使人更易理解，而且理解的內容更充實，所以將事物所包含的種類敘述也是必要。但分類原須有一定的標準，所以敘述分類須將所用的標準同時敘出。
（甲）書籍在版本上，有刻板的、鉛印的；在裝訂上，有洋裝的、中國裝的；在文字上，有洋文的、中文的；在內容上，有關於文學的、關於科學的、關於哲學的等等分別。