有必要說“不”時，如何說也有一定的技巧。切勿在給對方回複的時候，直接脫口而出：“不行，抱歉我沒辦法答應。”這樣的答複可能聽起來充滿自信，但其實這樣做很不明智。不管你信不信，在說“不”的時候，總有方法能讓這個否定的答案顯得積極、正麵。
為達到這一目標，請按照以下三個步驟準備你的答複：
1.準備一個正麵的開場白——盡量采用積極的、為他人著想的姿態。例如：“我很想幫忙，對你提出的請求我也很仔細地考慮了一番，但這一次真的是沒辦法……”
2.解釋原因——不要自認為對方知道你拒絕幫忙的原因。這樣解釋你的原因，例如：“如果我現在幫你了，那我就得讓其他人失望，因為我沒辦法按時完成其他任務。”解釋得比這樣更仔細也許更有幫助，因為這樣對方可以清楚地了解你的處境。
如果你不解釋原因，那麽很有可能對方會將你看成是消極、不願意幫助別人的人——畢竟，你不能期望他人去猜測你拒絕的原因。如果提出要求的是你的上司，那麽拒絕幫忙還有另外一個好處：如果你的上司決定不接受你的拒絕，然後“命令”你接下新的任務，這樣一來，他也清楚你會因此而無法按時完成另外的工作。你在事後也不會因此而受到責罵，因為你已經很清楚地解釋了接下新任務會對你手頭上其他工作產生的影響。
不過，你的上司也有可能說：“好吧，沒事，不用擔心，我會自己解決這個問題，我都不知道你手頭上有這麽多事情要做。”如果真是這樣，那就太好了——你不但不用接下新任務，對方也了解了情況。
3.提出有可能的解決辦法——盡量為對方提出一個不涉及你自己的解決方法。你可能無法每次都想出辦法來，但任何你所提出的有可能解決問題的建議都會讓對方覺得你是一個積極的、願意幫忙的人，你可以這樣說：“你有考慮這樣處理嗎？”或“你有考慮過問問某某嗎？”