隨著高校發展規模的不斷擴大，招生人數的逐步增長，建築數量也隨之增加。多校區辦學、辦公已經成為各高校發展的趨勢。越多的建築建成使用，就意味著越多的房屋資源數據需要建立和維護。僅依靠Excel表格和圖紙的傳統的粗線條管理模式早已不能滿足日常管理的需要，更談不上對數據進一步的挖掘分析。傳統的粗線條管理模式不僅影響數據的完整度和準確度，更阻礙了工作效率的提高。傳統管理模式下的公用房管理中存在以下四個方麵的問題。
（一）缺少統一的管理平台，校院兩級管理脫節
在傳統管理模式中，公用房資源的管理工作主要集中在校級的房產部門。公用房的管理從最初驗收建賬、房屋數據建立、平麵圖繪製到日常分配調劑、清房騰退、數據更新維護均由公用房管理員一人完成。工作量之大使管理員難以避免出現錯誤或遺漏，從而導致基礎信息不準確。而院係則缺乏公用房專職管理人員和完善的管理機製，再加上人事調動，導致了房產部門和院係的公用房數據不同步、不對稱。
（二）信息數據不共享，數據庫成為信息孤島
高校的房產部門負責全校房產資源的統籌管理，而房屋的具體使用和管理又由多個職能部門具體負責。比如，實驗室建設管理處負責實驗室管理，教務處負責全校教室的使用和調配，後勤集團負責食堂、宿舍等生活用房的分配。部門之間缺少信息互通，房間信息沒有形成統一規範管理。此外，房屋數據與人員信息沒有建立聯係，沒有形成“誰使用，誰管理，誰負責”的動態管理機製，而這些都是直接製約房屋基礎數據維護和提升管理水平的重要因素。
（三）日常管理缺乏係統化操作流程
大多數公用房管理員的工作都是在繼承前麵公用房管理員工作方式的基礎上，根據實際需要部分繼承，部分創新，不斷調整。長久以來，並未形成一種固定化、係統化的管理流程，管理操作隨意性較強。