雖然預定係統對於小型的團隊並不是太合適，但是一個高效的預定係統對於大型的團隊來說是必不可少的。預訂管理的目的是能夠維持和保證高水平的服務，同時也可以減少現場排隊的人群。實際上，現場排隊被從預定時間到預定日期的漫長等待取代了。通過說服人們在非高峰時間前來參觀，可以提升展館的通行能力。因此，預訂係統既是操作管理工具，又是營銷工具（因為折扣能夠鼓勵團隊在非高峰時期前到達）。
在實際操作中，預訂係統可能帶來以下操作困難。
1.門票預訂本身提高了觀眾的期望，從而必須得滿足他們的期待。
2.如果團隊未能準時到達，會導致設施閑置以及收入的損失。
3.如果團隊預訂的時間太過相近，會造成某一天非常擁擠。
總之，一個成功的預訂係統要能夠在展館達到最大容量和預防一些不可預知的危險情況之間保持平衡。一方麵，保證最大限度地提高場館負荷，保證入場，防止過度擁擠；另一方麵，要為不可預見的情況留出一些靈活空間。對於預訂係統，最基本的要求是能夠控製觀眾的到達時間，從而保證觀眾能有序地進入博物館參觀。對於學校和其他團體，預訂係統能夠確保他們在預定時間內進入場館。運營經理的任務是既要最大限度地接納觀眾，又要保證他們獲得高品質的教育，從而讓學校和其他團體有再次參觀的願望。所有的動手型中心都有一個最佳容量，如果超出這個容量，學習環境的質量將被嚴重的削弱。這個容量一般都不會超過建築物的防火容量，但是動手型中心的學習環境部分取決於成人與兒童的比例，以及學校團體的成本預算限製，無疑地，學校團體中的成年人會比家庭團體中少。因此，預訂係統必須預測和防止容量超載，並且為想要預定的團隊快速有效地提供可選擇的日期和時間。