分類賬是對經濟業務按一定的類別設立賬戶進行登記的賬簿。它的作用在於能夠分門別類地提供各種信息,進而滿足管理的需要。它分為總分類賬(簡稱總賬)、明細分類賬(簡稱明細賬)和備查賬三種。設計分類賬的多少,取決於以下幾個因素:
①企業的規模和業務的特點。在企業中,經濟業務越多、越複雜,涉及的賬戶則越多;反之,則越少。因此,賬戶的多少直接決定所需設計的分類賬的多少。
②管理的需要。設計分類賬的目的之一在於為管理提供信息。因此,在設計分類賬時,要考慮管理的要求。一般來說,管理越細,要求設計的賬戶越多;反之則越少。
一、總分類賬的設計
1.總分類賬設計要點
在總分類賬的設計中,主要考慮到以下幾個問題:
(1)登記方法的設計
在業務繁多的情況下,怎樣減少總分類賬的登記工作,是總賬設計中的一個關鍵問題。許多匯總表的設計、日記賬中的專欄設計都和這個問題有關。總賬的登記方法和會計核算組織程序有關,主要有逐筆登記、匯總登記、匯總登記與逐筆登記相結合和以表代賬等方法。
①逐筆登記是根據記賬憑證或普通日記賬所編製的會計分錄,逐筆記入總分類賬。顯然,這種登賬工作量很大,比較適用於業務簡單的企業。
②匯總登記是根據記賬憑證編製科目匯總表或匯總記賬憑證,然後根據每個賬戶的匯總數登記總賬。這種方法可以大量減少總賬登記的工作量,適用於業務繁多的單位。
③匯總登記與逐筆登記相結合是對經常重複發生的業務,采用匯總登記,對發生較少的業務,采用逐筆登記。例如,上麵所講的專欄賬和特種日記賬,凡是設有專欄的賬戶按匯總數登記,不設專欄的賬戶則采取逐筆登記,這種方法可大量減少總賬登記的工作量,適用於業務繁多的單位。