一、表揚信的概念
表揚信是向特定受信者表達對被表揚者優秀品行頌揚之情的一種專用書信。它主要用於作者在日常工作、生活中受益於被表揚者的高尚品行（或被其品行所感動），特向被表揚者所在單位或其上級領導致信，以期使其受到表彰、獎勵，使其精神發揚光大。
二、表揚信的種類
表揚信可以直接寫給表揚對象，也可以寫給表揚對象的所屬單位，還可以寫給報社、電台、電視台等新聞媒體。
三、格式與寫法
表揚信通常由標題、稱謂、正文、致敬語、落款五部分組成。
（一）標題。標題“表揚信”書於頂部首行正中，字體稍大。
（二）稱謂。標題之下另起一行頂格寫稱謂，一般寫被表揚人的上級領導單位，稱謂之後加冒號。
（三）正文。稱謂之下另起一行空兩格開始行文。內容包括陳述被表揚人的事跡經過，指出其事跡的積極意義，提出對其表揚的建議或希望。可視其內容篇幅分段行文。
（四）致敬語。信末以“致敬語”收尾，一般用“此致”“敬禮！”作表揚信的“致敬語”。
（五）落款。即署名和日期，格式與一般書信相同。如果是以單位的名義發信，落款時最好加蓋公章，以示真實、隆重。
四、注意事項
（一）敘事要實事求是。對被表揚的人和事的敘述一定要準確無誤，既不誇大，也不縮小。評價要實事求是，恰如其分。
（二）要用事實說理。要充分反映出對方的可貴品質。寫動人事跡要做到見人、見事、見精神。不要以空泛的說理代替了動人的事跡。
（三）表揚信語氣要熱情、懇切，文字要樸素、精練，篇幅要短小精悍。
（四）表揚信可以用組織名義寫，也可以用個人名義寫。除信中給予的表揚外，也可以建議有關部門給予表揚。