學習目標
1.理解秘書工作效率的含義，熟知秘書工作效率三要素及其特點。
2.理解秘書工作為什麽必須講究效率。
一、秘書工作效率的含義
效率是單位時間所完成的工作量，指勞動效果與勞動量的比，即一定的投入量所產生的有效成果，而投入量是為實現目標所消耗的人力、物力和財力等。秘書工作效率，是指秘書工作者在一定時間內所付出的勞動量與所取得的工作成效的比。它包括秘書部門的一切工作效率在內，如辦文效率、辦會效率、辦事效率等。秘書工作效率是評定秘書工作能力的重要指標，評價秘書的工作能力如何，很大程度上看其工作效率的高低。秘書工作效率主要有以下幾個方麵的含義。
（一）數量的含義
判定秘書工作效率的高低，要有數量的分析對比。既要看所耗費的時間多少，又要用秘書工作有效成果與所投入的人力、物力、財力等對比。如果各方麵投入量很大，成果卻很少，就不能說是工作效率很高。
（二）質量的含義
判定秘書工作效率的高低，不能隻看工作數量，還要講求工作質量。如果完成的工作量很大，但質量較差，也不能算是效率高。秘書工作效率應該是秘書工作數量與質量的有機統一。
（三）職能的含義
秘書工作效率的核心是實現秘書職能。如果秘書的工作不能很好地實現參謀助手職能，秘書的其他能力再強，也不能說秘書的工作效率高。例如，一個秘書有文學藝術專長，常常發表詩歌、散文，但他卻不能勝任自己所分管的公文撰寫職務，經常被領導要求重寫或請他人代筆，他的工作效率就很低。
（四）係統的含義
秘書工作效率是對秘書部門全部活動的整體要求，也是對所在管理係統整體功能的重要體現。不論哪個層次、哪個方麵、哪個環節，都應講求工作效率，任何一個環節或方麵出現問題，都可能影響到秘書部門的整體效率和所在係統的管理效率。