首頁 秘書學概論

第四章 秘書工作任務

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本章概述

秘書工作任務是秘書工作的客體要素,旨在回答“秘書人員做什麽”的問題。秘書工作有基本任務、主要任務和具體任務之分。基本任務和主要任務具有相對穩定性,具體任務則具有隨機可變性。本章在明確秘書工作基本任務的基礎上,按照由易到難、由低到高的邏輯順序,分別介紹了管理事務、文書處理、信息管理、參謀谘詢、督促檢查、綜合協調六大任務。

學習目標

本章重點:

1.秘書工作的管理事務任務。

2.秘書工作的文書處理任務。

3.秘書工作的信息管理任務。

本章難點:

1.秘書工作的參謀谘詢任務。

2.秘書工作的督促檢查任務。

3.秘書工作的綜合協調任務。

學完本章,你應該能夠做到:

1.明確秘書工作的基本任務和六項主要任務。

2.掌握管理事務、文書處理、信息管理的主要內容和基本要求。

3.掌握參謀谘詢、督促檢查、綜合協調的主要內容和基本要求。

導入

某市進行最佳企業評比活動,從規模、效益、稅收等方麵衡量,最後隻剩下A公司和B公司兩家企業競爭。經過多方麵綜合權衡,專家組最後決定B公司獲得最佳企業稱號。A公司總經理很不服氣,親自找到專家組評理。專家組進行了如下測試,讓他心服口服。

首先,專家組使用免提電話,打到A公司總經理辦公室。電話鈴響過五聲後,才有人接聽:“喂,喂,你找誰?什麽事?”聲音粗魯而煩躁。專家組又將電話打到B公司總經理辦公室。電話鈴響過兩聲後,有人接聽:“您好!B公司總經理辦公室,請問我能為您做點什麽?”聲音親切而柔和。

接著,專家組派人分別到兩家公司的總經理辦公室,說要找總經理談業務。專家們到達A公司辦公室時,一位男秘書正在打電話,他隻做了一個請坐的手勢。電話裏傳出說笑聲,專家們感覺秘書不是在談公務。等了十幾分鍾,秘書打完電話,回過頭來問:“各位有什麽事?”聽說要找總經理談業務,他回答:“總經理不在,你們給他打電話吧。要不明天再來。”