學習目標
熟記並理解秘書工作具有助手、參謀、溝通、協調、督查和保障六大作用。
作用，是指人或事物在一定環境條件下產生的影響或具有的功能。秘書工作的作用，是指秘書工作對領導工作和管理活動所產生的影響或特有的功能。秘書工作對領導工作而言，主要是參謀助手作用，這是秘書界和秘書學界都公認的。為了進一步說明秘書工作在領導活動和管理係統中產生的影響或功能，可將秘書工作的作用分解為助手、參謀、溝通、協調、督查和保障六大作用。
一、助手作用
所謂助手作用，是指秘書人員協助領導處理日常事務，減輕領導壓力的功能。助手作用是秘書工作的基礎功能，也是首要功能。領導也是人，並無三頭六臂，更非“千手觀音”。麵對千變萬化的情況、千絲萬縷的聯係、千頭萬緒的工作，笨拙的領導者往往事必躬親，事無巨細，結果疲於奔命，成效甚微。而高明的領導者則十分超脫，大膽放權，充分發揮助手的作用，把事務工作交給秘書去處理，自己集中精力思考和決定重大問題。現代管理發展的一個重要趨勢，就是領導者向“務虛”方向發展，越來越注重預測、規劃、決策和宏觀調控等戰略問題，而很少直接參與事務管理。在這種情況下，秘書必須在協助領導“務虛”的同時，強化自己的“務實”功能，當好領導的助手。實際上，秘書好比領導的左右手，是領導手臂的延伸。這種“手臂”作用，要求秘書必須具有實幹精神和獻身精神，樹立認真負責的態度，培養快準細嚴的作風，掌握靈活機動的方法，鍛煉一揮而就的寫作能力、精明強幹的辦事能力和善於公關的協調能力，還應掌握特殊的工作技能，熟練使用現代化辦公設備，努力提高工作效率。