學習目標
掌握秘書工作諸要素及其相互作用的機理。
一般來說，工作係統的運行機製，都是由主體、客體以及聯係主體與客體的中介等要素所構成的。主體通過一定的方式作用於客體，從而推動工作係統的運行。秘書工作機製，既有一般工作機製的共同性，又有秘書工作機製的特殊性。秘書工作機製是由秘書人員和秘書部門、秘書工作任務、領導者、秘書工作方法、秘書工作條件、秘書工作目標六個要素構成的有機整體。秘書工作機製運行的過程，就是上述幾個要素交互作用的運動過程。
一、主體——秘書人員和秘書部門
秘書工作由誰來做？誰是秘書工作的責任主體？這是開展秘書工作必須回答的首要問題。毫無疑問，秘書人員和秘書部門是秘書工作的責任主體。
（一）秘書人員
秘書人員，泛指從事秘書工作或秘書性工作的各類人員，如領導人的專職秘書，秘書部門中的集體秘書，以及為領導工作和管理工作提供輔助性服務的非專職秘書人員。
秘書人員是秘書工作的責任主體，是秘書工作任務的承擔者。秘書人員的素質能力如何，對完成秘書工作任務有著決定性影響。秘書人員對領導意圖領會、貫徹得如何，對秘書工作客體認識和駕馭的程度如何，完成秘書工作任務時采取的方法和手段是否科學、先進，都取決於秘書人員自身的素質能力。這說明，增強秘書人員的主體素質，是提高秘書工作效率的關鍵因素。因此，研究秘書工作主體——秘書人員及其素質能力培養，是秘書學的首要任務。
（二）秘書部門
在一個機關或單位中，當秘書人員以集團方式為領導工作提供秘書服務時，就需要設置相應的組織機構協調秘書人員開展工作，於是就產生了秘書部門。秘書部門有狹義和廣義之分。狹義的秘書部門，是指擔負文牘性工作，並直接為領導工作服務的辦事部門，如辦公廳（室）中的秘書、文書、信息、機要等業務部門。廣義的秘書部門，泛指具有參謀助手、溝通協調、督促檢查、管理事務等職能，並為領導工作和機關各部門工作提供服務的部門，如各級各類機關和組織機構中的辦公廳（室）和秘書局（處、科、室）。秘書部門不同於一般職能部門，它是機關和單位的綜合辦事機構，是管理係統溝通上下的咽喉，是聯係左右的紐帶，是傳遞信息的中樞，又是輔助領導決策的“外腦”和處理日常事務的手足，其地位和作用十分重要。