年會籌備委員會為年會召開作了細致周到的準備工作。在蕭冠英、崔載陽運籌下，國立中山大學校長鄒魯、廣東省第一集團軍司令陳濟棠等14位名譽籌備委員及囊括國立中山大學主要行政機構負責人、知名教授在內的15位籌備委員全部到位，並設立文書、事務、編輯和交際四部，各部幹事95人、共計124人的龐大職員隊伍。籌備委員會於1935年10月31日、11月11日、12月7日及次年1月8日前後召開四次會議，具體規劃年會各項事宜，第二次籌備會議通過年會預算草案並呈請政府撥款，各部按照會議日程列出詳細的工作計劃；社教社事務所為方便北方各省社員赴粵參會，專門在上海組織招待處，“上海為北方各省社員赴粵必經之路，惟以五方雜處，人事紛紜，陌生客抵此，往往不能應付裕如。本社特在上海組織招待處，招待或引導過滬各社員”，並專門在社刊上發布招待辦法[129]，這些均為年會順利召開作了堅實鋪墊。
表2-9 社教社第四屆年會經費預算表（1935）[130]
從表2-9可知，籌備委員會預算年會支出高達10420元（粵法幣），呈請國立中山大學校長鄒魯，請其轉請西南政務委員會撥發。“查預算總額合共壹萬零肆百貳拾元，此款係屬臨時用費，大學預算內未有計列，理合檢同大會預算表乙份，備文送請，查照轉請西南政務委員會核給，以利會務，實為公便。”[131]西南政務委員會給予批示，此項款項順利解決。據第四屆年會籌備會在會後給出《收支報告表》，收入共10973.05元，其中廣東省政府撥付10420元、中山大學補助250元，會後變賣宿舍用具303.05元；共支出10892.74元，其中補助社員來粵川資5108元，社員膳食費935.5元，文具及印刷費1290.44元等，尚餘40.31元。[132]對於此，主席梁漱溟在代表理事會開幕詞中專門致謝，“本屆年會，承蒙中山大學代為周密的籌備及補助，複得廣東省政府熱心的補助，才有今天這樣的盛況，是我們非常感激”[133]。如前文所講，經費問題，始終是困擾社教社發展的一大障礙，廣東省政府如此資助，對社教社順利舉辦年會絕對是雪中送炭。