1932年6月11日，在無錫江蘇省立教育學院舉行第一次理事會議，決議案中涉及年會的有：“（八）確定年會日期及地點案：議決年會期約在八月二十日左右，由常務理事會決定，地址在杭州。（九）年會籌備事宜應如何進行案：推舉尚仲衣（主任）、陸殿揚、鄭宗海、胡承樞、孟憲承、張任天、陳訓慈七人為籌備委員，協同常務理事辦理籌備事宜。”[3]隨後，理事會發布通知，通知全體社友，定於1932年8月24—26日在杭州舉行第一屆年會，“凡我社友，務希準時出席”，宣告年會籌備委員會委員名單，“以杭州市新民路浙江省立民眾教育實驗學校為該會通訊處，以後關於年會一應通知及接洽事項，統歸籌委會辦理。其有緊急通告，隨時刊登《申報》封麵廣告欄；均請注意為荷”。[4]為了第一屆年會的順利召開，籌備委員會先後開會兩次，確定開會日期和會場，因陳訓慈時任浙江省立圖書館館長，籌委會確定年會借新建成尚未啟用的浙江省立圖書館總館作為會場，預算出年會所需費用300元，為謀社員出席生活便利，籌備委員會協助事務所，為社員申請車舟減免優惠（單程七五折，往返五折）、會議期間火車站接站、備辦社員膳宿（借用國立浙江大學文理學院宿舍，社員自備行李用具）。按照理事會委托，籌備委員會對各地社員提案進行整理，“此次各地社員提出的提案極多，其中關於社會教育在學製係統上之地位一案，極為各方所注意；該項大宗提案，現籌備委員會正在從事整理，以便提交第二次理事會審查，交大會討論”[5]。年會召開前一天，假浙江省立實驗民眾教育學校，理事會在杭州展開第二次會議，俞慶棠、甘豫源、劉紹楨、尚仲衣、董淮、趙冕、高踐四、李蒸（高代）、雷賓南（俞代）出席，列席者有劉雲穀、孫枋、陸殿揚、徐芳田。籌備委員會推舉徐芳田報告本屆年會籌備詳情，與會代表討論並就年會經費預算、大會日程、推定大會開幕主席團、將“改進我國學製係統確定社會教育地位一案”提交大會討論，並推孟憲承、高踐四出席說明。[6]會後，理事會以事務所的名義，還專門對年會籌備委員會工作給予高度肯定：“本社第一屆年會，經籌備委員會委員尚仲衣、陸殿揚、鄭宗海、胡承樞、張任天、陳訓慈、孟憲承諸先生積極籌備，故得於二十四日在杭如期舉行，開我中國社會教育界空前未有之盛舉”[7]。在後一篇致謝中，籌備委員會由“積極籌備”升至“苦心籌劃”，爭取到“浙江省教育廳補助經費並設點茶敘，浙江省立社教機關及中華書局暨其代表舒新城先生設宴並贈書籍，特此致謝”。[8]以此為起點，開創了年會籌備委員會協同理事會辦理年會的模式。