當數據量很大時，應該把所有的數據先劃分為若幹分組區間，然後將數據按其數值大小劃歸到相應的組別內，分別統計各個組別中包括的數據個數，再用列表形式呈現出來，就構成了分組次數分布表（grouped frequency table）。
（一）編製分組次數分布表的步驟
1.求全距
全距（range）指最大數與最小數兩個數據值之間的差距。從被分組的數據中找出最大數與最小數，二者相減所得差數就是全距。
2.決定組距與組數
組距（interval）是指任意一組的起點和終點之間的距離，用符號i表示。決定組距的大小，需要以全距為參考。全距大，則組距可大一些；全距小，則組距可小一些。組距經常取2、3、5、10、20等數值，這樣便於分組，便於計算分組區間和組中值。如果先確定了組數，就可以用全距除以組數後，取整數表示組距。
組數（分組數目）的多少要根據數據的多少來定。如果數據個數在100以上，習慣上一般分10～20組，經常取12～16組。數據個數較少時，一般分為7～9組。如果數據的總體分布為正態，可用下麵的經驗公式計算組數（K），這樣可使分組滿足漸近最優關係。
那麽，應該如何掌握分組的標準呢？一般說，分組數目多，則組距小，計算精確，但它要求總的數據量大，否則會出現有的組距內無次數分布的現象，那將使整個數據的分布規律顯示不明顯，也就不能發揮次數分布表的作用了。如果分組少，組距就大，計算簡單，但引進計算誤差較大。因此，要做到既不增加搜集數據的工作量，又能使分組後的計算精確到最大限度，使用上述公式分組是一個較好的方法。
3.列出分組區間
分組區間即一個組的起點值和終點值之間的距離，又叫組限。起點值稱組下限，終點值稱組上限，組限有表述組限和精確組限兩種。例如，一組組距為10的分組數據，它們的表述組限為10～19，20～29，30～39，40～49等，實際上它們的精確組限（或稱實際組限）分別為9.5～19.499，19.5～29.499，29.5～39.499，39.5～49.499等。這種做法是為了簡便也易於計算。在寫分組區間時要注意這樣幾點：在列出的分組區間內，最高組區間應包含最大的數據，最低組區間應包含最小的數據。最高組或最低組的下限最好是組距i的整數倍。各分組區間一般在縱坐標上按順序排列，數值大的分組區間排在上麵，數值小的分組區間排在下麵。在呈現表格時，各分組區間使用表述組限，並且為了書寫方便，通常隻用整數寫下限值，然後在右側畫一橫線。例如，前麵組距為10的一列數據的分組區間可寫為10～，20～，30～，40～等。不過在登記次數時必須明確，一定要按精確組限將數據歸類劃分到相應的組別中。