名片是一種常用的交際工具，因其靈活、簡便，能適應現代社會頻繁的人際交往需要，在國際交往活動中使用廣泛。名片通常在以下三種情形使用：一是在帶有業務性質的橫向聯係與交往中使用；二是在社交的禮節性拜訪中使用；三是在某些表達情感或表達祝賀的場合使用。
（一）名片的用途
在國際交往活動中，名片除了自我介紹和保持聯絡的作用之外，還有其他多種用途。
第一，替代便函。可將名片用於簡單的禮節性通信往來，表示祝賀、感謝、介紹、辭行、慰問、饋贈、吊唁等多種禮儀含義。在名片左下角用國際上通用的法文縮寫，寫明不同的用意，如敬賀——p.f；謹謝——p.r；介紹——p.p；辭行——p.p.c；謹唁——p.c；恭賀新年——p.f.n.a等。
第二，替代禮單。給朋友寄送禮物、鮮花時，可隨禮物或鮮花附上一張名片，並寫上祝賀短語。在收到朋友的禮物或鮮花時，也可回寄一張名片表示感謝。
第三，替代介紹信。在給友人介紹一位新朋友時，可在自己的名片下角注明p.p，然後附上被介紹者的名片一並送上。
第四，替代請柬。在非正式邀請中，可以利用名片代替正式請柬，並在上麵標明時間、地點、具體內容等。
第五，通報和留言。在拜訪尊長時，可在名片上姓名的下方寫明“拜見”“求見”字樣；若對方不在，可留下一張名片，注明“來訪未晤”等內容，也是一種非常禮貌的表示。
第六，業務宣傳。在業務往來中，名片具有類似廣告的作用，可使對方了解你的業務範圍。
第七，通知變更。在自己調任、遷居或聯係方式變動的時候，給朋友送上一張注明相關變動內容的名片，是一種及時而又有禮貌的通知方式。
（二）名片的製作及其內容