何謂商業賬簿？據1936年出版由舒新城等主編的《辭海》載，乃“商人備置之賬簿，所以記載日常交易及關於財產出入之各種事項者也。商業賬簿為商業上之主要憑證，在法律上自賬簿終結之日起，應留存十年”。[4]這是20世紀30年代關於商業賬簿較為全麵的概括。這表明，商鋪賬簿對某個商鋪的正常經營至關重要，如遇糾紛，則尤其如此，因據北京“商慣習法，普通均以賬簿為證。”[5]並且賬簿設立之初衷，“原所以記載一店之營業活動，會計報告之編製，原所以表示在一定期間內之財政狀況，及營業成績。具對內對外之作用”[6]，這其實在一定程度上體現了商業的進步及國家對商業的重視。賬簿對一個商鋪的重要性，民國時期就曾有學者指出“北京有不少的老鋪店雖然經理更換多次，仍然保存已往的老賬，不把他們當廢紙出售。”由於“許多鋪店看借用賬目是一件無禮的要求，就連東家要看賬目也必須先得經理的許可”[7]，所以一般店內人員更不易看到，這就使賬簿帶有某種神秘性。賬簿的這種重要性與神秘性主要源於其對商鋪管理及商鋪本身發展所起的作用，這種作用主要表現在以下五方麵[8]：其一，通過各類賬簿的設置與記錄，對商鋪合理地使用資金、指導與改善商鋪經營管理具有一定的積極作用。其二，賬簿製度利於保守商鋪商業秘密，加強店員的崗位責任感，培養店員對商鋪的忠誠度。其三，有些賬簿對店內全體人員具有某種約束與激勵作用。合夥契約中對經理或掌櫃的要求及東掌、夥友共同遵守的紀律等也被硬性地載入萬金賬內，違反者按規處罰，甚至被開除出店；當然，對商鋪有功者，其功績亦被載入其中，並且是永久性保留。此外，萬金賬的約束作用不隻針對店員，對股東也起作用。其四，賬簿有時成為維護股東合法權益的主要依據，具有保護私有產權的作用。其五，賬簿作為商鋪正當經營的證據，還具有保護商鋪合法權益不受侵害的作用。