編寫本教材主要基於以下五個原因：一、用人單位對應用文寫作有新的需求。二、學生就業已打破專業界限，現有教材已不能滿足學生需求，他們希望可以隨形勢挑選適合自己未來工作的應用文來學習。三、現有教材中的應用文專業麵窄，案例陳舊。四、語文教師在教學過程中感到教材中的應用文寫作知識比較分散，不方便教學與查閱。五、為方便教學，多年在第一線的教師久有編寫適於中職學生學習的應用文寫作教材，有意識地積累了大量資料，所以編寫本教材絕不是應景之作。
在編寫過程中，我們秉承“教會學生寫作”的理念，本著“真正為學生著想”的宗旨，遵循實用性、針對性、可操作性原則，組織了骨幹教師反複研究論證，精心打造而成。
教材共有四部分，第一部分為公共應用文，訓練對象為各專業中職畢業生；第二部分為文秘專業應用文；第三部分為財經專業應用文；第四部分為加工製造類專業應用文，訓練對象為各相關對口專業的學生。每一部分重點講解了各應用文文種寫作的基本知識後，細致分析了每一文種的各種典型文案，以增強學習者的直觀感受。在實訓演練題的設計上，突出了對學習者思維能力、動手能力和解決實際問題能力的訓練，把所學的理論、方法、技巧真正轉化為較強的應用文寫作能力。
本教材在編寫過程中，著重突出了以下特點：
一、具有較好的係統性。本教材幾乎涵蓋了中職學生需求的主要寫作內容。每一章基本按照概念及特點、種類、格式、注意事項、典型文案、實訓演練等幾個環節進行立體化寫作訓練。使教材內容輕重有序，教師講授有規可循，學生訓練張弛有度。
二、注重職業能力培養，內容上有新突破。教材注重方法、應用和能力演練，新增加了與社會生活相關的實用應用文：開業啟事，遷址啟事，慶典啟事，展館說明，競聘報告，市場調查報告，贈與書，索賠書，設備維修方案，事故調查報告等內容。