有些工作需要發散性思維，拿出頗具創意的成果；但也有一些工作，需要進行規格化和統一化，避免反複操作同一件事而浪費不必要的時間。
那麽實際工作中怎樣才能避免重複操作呢？
·同樣的文字需要多次書寫時，可選擇製作一枚橡皮章
某事務所的工作人員，為了提高辦事效率，製作了許多不同的橡皮章，包括年月日章、裁決章、住址章、姓名章，等等。這樣一來，當需要附加哪一類內容時，可以直接用橡皮章蓋上，省去了手寫的時間，提高了工作效率。
不僅僅是橡皮章，所有能將作業統一化，並積極導入格式化的工具，都能夠提升工作效率。那些需要經常書寫同樣內容的文件，在文件印刷時就可以印上該文字或數字，這樣會方便很多。而且，有了這樣的工具，不必步步請示，任何人都能夠獨立完成。
·資料不能直接剪貼使用，要用統一規格複印後再保存
現代辦公室中，複印機是很常見的工具，活頁複印可以方便儲存、整理大量的情報，有效地減少時間和精力的支出。複印這項工作很簡單，但複印後的整理工作，許多人做得都不太理想。即便是把重要的情報影印了，如果處理工作沒有做好，也可能會導致複印沒有意義。
有些人在雜誌上看到有用的消息，將其複印存檔，但請注意：至此，資料收集的工作並沒有完成。影印的目的是為了方便情報的使用，達到東西一取出即能用的程度，如果把東西簡單地粘貼在一個本子上，很難更換和添加；放在文件袋裏，又不太好找。
鑒於此，我們提倡活頁式複印和活頁式歸類分檔。這樣的話，任何時候取閱都很方便。複印用的活頁紙，紙張尺寸也要統一，便於整理。
·檔案的尺寸、厚度要全部統一
檔案可采用規格統一的紙張來複印和整理。如果檔案的大小、薄厚不同的話，整理起來會很費勁。如果從一開始就統一樣式，便可以縮短查閱時間，且會讓複印和整理變得輕鬆。