機關公文有廣義和狹義之分。廣義的公文包括法定公文和其他各類應用文,狹義的公文僅指法定公文。大量的應用文如領導講話、調研文章、議論文、經驗介紹材料等,沒有固定的格式,隻是寫作上有些共同的特點、規律、方式方法可循。而法定公文則有相對固定的格式。所謂格式,即公文擬製和處理的規則、法度、樣式。對此,中辦、國辦印發的《黨政機關公文處理工作條例》和國務院公布的《國家行政機關公文處理辦法》均作了明確規定,這些都是在長期公文寫作實踐中探索總結出來的規範化、標準化要求,是必須遵循、不可逾越的規矩。這裏僅從修改的角度,談談容易出現的幾方麵問題:
(一)關於文種使用的問題。法定公文種類包括決議、決定、命令(令)、公報、公告、通告、意見、通知、通報、報告、請示、批複、議案、函、紀要15種。也就是說,各級機關的公文不應出現除此之外的其他文種,否則有損公文的嚴肅性,也有損發文機關的權威和聲譽。這方麵容易出現的問題有:
一是混用文種。比如誤將“決定”當“決議”,或者誤將“決議”當“決定”。二者均用於表述重大決策或重要部署,不同之處在於,“決議”須經某種會議討論、並由多個主體表決通過,“決定”既可由會議討論通過,也可由一級黨政組織作出,二者不能混用。又如,有些初稿把適用於對重要問題提出見解和處理辦法的“意見”作為“決定”來寫,或者把適用於發布、傳達下級機關執行或周知事項的“通知”作為“意見”“決定”來寫,都是不恰當的。
二是錯用文種。比如這樣的標題“關於××××的請示報告”,這就是明顯的錯誤。“請示”適用於向上級機關請求指示或批準某一事項,“報告”適用於向上級機關匯報工作或反映情況,是作用截然不同的兩個文種。前者需要上級機關作出批複,後者則不需要批複,若把兩個文種混為一談,上級機關究竟批還是不批呢?或許,有些同誌的本意是以“報告”二字表示對上級的尊敬,但作為正式公文毫無必要。還有如“公告”“通告”“通報”等幾個文種,都是適用於在一定範圍內告知某一事項,但內容和作用各不相同,也應防止錯用。