所謂功能，即文稿的實用價值。前麵有關章節已經討論過文稿功能的重要性，這裏重點談談在修改階段對功能缺失問題應該怎樣認識和處理。從特定意義上講，文稿的功能先於一切、重於一切，如果功能性存在嚴重缺失，主題、結構、內容改得再好，也未必能使文稿具有較高實用價值，也就是說，功能性方麵的修改往往是帶有顛覆性的、決定性的。比如以下幾方麵的常見問題：
決策部署表述不全麵、不好操作的問題。決策部署性文稿是傳達政令、指導實踐、推動發展的重要文種，使用頻率高、涉及範圍廣，其重點內容的表述是否全麵、準確、可操作，事關文稿效力和作用的發揮。表述不全麵，即沒有全麵領會和把握領導決策意圖及決策內容，表述時有的方麵寫到了，有的方麵沒有寫到，或者核心內容寫到了，相關配套的方麵沒有寫到，顯得殘缺不全，不好操作執行。如某篇文稿部署安排城鎮困難群眾扶貧救助工作，目的意義、目標任務、扶持政策、實施步驟等方麵都表述清楚了，但誰來落實呢？則表述得較為籠統、含糊。因為這項工作涉及民政、工會、殘聯、扶貧辦、社保醫保、國資委等多個部門，如果不細化任務職責，各部門不各盡其責、合力而為，那麽，有再好的政策也難以落實下去，文件就會變成一紙空文。
對策建議表述缺乏可行性的問題。這方麵問題較多出現在調研文章和問題探討、規劃論證類文章中。這類文稿的作用，就是通過了解掌握有關情況，在分析研究的基礎上提出相應的意見建議，供領導決策參考，而意見建議的表述是否科學可行，就決定了它是否能為領導決策所采納。如某調研小組針對當地部分農村大量耕地撂荒的情況進行調研，提出了調動農民種糧積極性、限期恢複種植、對長期撂荒土地一律強製收回等幾條對策建議。但領導閱稿後認為不周全、不可行，既不符合土地承包經營政策長期不變的大原則，也不符合農村大量青壯勞力外出務工的實際情況，弄不好還會影響農村穩定。按照領導要求，調研組經過深入思考，對原來的表述作了修正，並增補了推進土地流轉和適度規模經營、建立經濟合作組織開展互幫互助等幾條切合實際的辦法建議，最終得到了領導采納並形成文件下發，有效推動了這項工作順利開展。