整體即事物的全部，局部即事物的某一部分，從整體到局部，是觀察事物的邏輯順序，也是起草和修改文稿的一般規律。任何一篇文稿都是由主題、材料、結構、語言等基本要素組成，其中，結構是其他要素的組織形式，即我們通常所說的“框架”。框架的構建形態是邏輯思維的產物，體現的是邏輯的力量。框架穩，則一切順理成章；框架不穩，則一切顛倒錯亂。從這個意義上說，文稿的總體結構就是一個整體，各部分、各層次就是局部，處理好這二者之間的關係，對於搞好修改至關重要。這就像建造一幢房屋，首先要關注的是它的四梁八柱是否平衡協調、結實牢靠，然後才關注牆體、材料、門窗等具體方麵。
那麽，進入修改階段之後，如果發現結構上有問題，應該怎麽辦呢？首先要考慮的應該是總體結構，而不是某一層次、某一段落。比如：是不是層次安排不緊密、不連貫，造成鬆散零亂、表述不暢？是不是各層次、段落布局失當，造成不協調、不平衡？是不是主次不分，詳略不當，造成麵麵俱到、篇幅冗長？是不是各層次相互穿插、衝突，造成顛倒重複、纏夾不清？也就是說，隻有先從整體上分析把握，再來考慮局部的問題，才能改得順當。反之，如果先從局部改起，埋頭於單個段落、層次的增刪調改，等到發現與整體架構相衝突時，等於又要重改一遍，那就是自找麻煩、自討苦吃了。須知，某一個部分、一個層次、一個段落，孤立地看可能很美很精彩，但如果破壞了整體的一致性，或者遊離於整體之外，再美再精彩也是徒勞。
從修改實踐看，文稿的整體結構容易出現以下問題：
（一）結構不順當。按順序安排結構是最基本的要求，也是較為簡單、容易做到的。這同人們日常說話其實是一樣的，先說什麽、後說什麽，要合乎事理、順乎邏輯。文學作品中有順敘、倒敘、插敘手法，順敘即按照事件發生、過程、結果的順序來寫，倒敘即先寫事件結果、回頭再寫過程，插敘即在敘述過程中插入某一事件或情節、再回到主線。機關文稿與此不同，層次與段落原則上應按“順敘”的線條來設計，這是其文種性質和作用所決定的，也是人們閱讀、理解和執行所需要的。如果不是圍繞主題、按照邏輯關係來安排層次與段落順序，就會顛三倒四、語無倫次，給人以亂糟糟的感覺，影響文稿的質量與效力。