毫無疑問，溝通首先是意義上的傳遞。如果信息和想法沒有被傳遞到，則意味著溝通沒有發生。也就是說，說話者沒有聽眾或寫作者沒有讀者都不能構成溝通。
其二，要使溝通成功，意義不僅需要被傳遞，還需要被理解。如果寫給我的一封信使用的是本人一竅不通的西班牙語，那麽不經翻譯就無法稱之為溝通。溝通是意義上的傳遞與理解。完美的溝通，如果其存在的話，應是經過傳遞後被接受者感知到的信息與發送者發出的信息完全一致。
尤為重要的是，一個觀念或一項信息並不能像有形物品一樣由發送者傳送給接受者。在溝通過程中，所有傳遞於溝通者之間的，隻是一些符號，而不是信息本身。語言、身體動作、表情等都是一種符號。傳送者首先把要傳送的信息“翻譯”成符號，而接受者則進行相反的“翻譯過程”。由於每個人“信息——符號儲存係統”各不相同，對同一符號（例如身體語言）常存在著不同的理解。例如，在美國，用拇指和食指捏成一個圈向別人伸出時，象征“OK”這個詞；在日本，表示錢；在阿拉伯人當中這種動作常常伴隨以咬緊牙關，表示深惡痛絕。問題在於，許多管理人員並沒有意識到這一點，忽視了不同成員“信息——符號儲存係統”的差異，自認為自己的詞匯、動作等符號能被對方還原成自己欲表達的信息，但這往往是不正確的，而且導致了不少溝通問題。另外，良好的溝通常被錯誤地理解為溝通雙方達成協議，而不是準確理解信息的意義。例如，當意見分歧發生時，不少人常常將分歧歸因於對方未能完全領會自己的看法，他們認為良好的溝通是使別人接受自己的觀點。但是，你可以非常明白對方的意思卻不同意對方的看法。事實上，溝通雙方能否達成一致協議，別人是否接受自己的觀點，往往並不是由溝通良好與否這個因素決定的，它還涉及到雙方根本利益是否一致，價值觀念是否類同等其他關鍵因素。例如在談判過程中如果雙方存在著根本利益的衝突，即使溝通過程中不存在任何噪聲幹擾，談判雙方溝通技巧十分嫻熟，往往也不能達成一致協議，但溝通雙方每個人都已充分理解了對方的觀點和意見。困難重重的巴以和談即是典型的例子。